競争率が高い「総務職」へ転職できる自己PR方法

総務の仕事は大変忙しく、「なにかよくわからない仕事が発生したら、まずは総務に頼もう」と思っている社員もいるくらい、仕事内容は多岐にわたります。しかし、適性のある人がこの仕事に就けば大変やりがいがあります。

ただ、総務職の求人数が少なく、就職希望者も多いため競争率は高いです。

そのような中、採用を勝ち取るためには、総務職に求められる人材像を理解し、履歴書や職務経歴書、面接などで自己アピールをしなければなりません。

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総務の仕事とは

総務の仕事は、会社全体がスムーズに動くようにサイドから支える「スタッフ業務」「管理部門」の代表です。

総務の仕事は雑多なものが多く、さまざまな種類の仕事が舞い込んできます。

社内で発生した「誰が担当者なのかわからない業務」は、たいてい総務部に回ってきます。そのため総務職を担当している人は自らのことを「何でも屋です」と表現することがあります。

さらに細かい神経を使わないといけないような業務も多いです。会社内のさまざまな部署との調整業務もあり、高度な人間関係構築能力も求められます。

業務内容は多岐にわたる

総務が行う業務の内容は、事務的なものが中心で、具体的には以下のようなものです。

サービスの仕事:文書作成管理/備品購入管理/給与計算/社会保険手続き/労務勤怠管理/個人情報の取得管理/安全衛生管理全般/福利厚生制度設計運営

経営管理の仕事:株主総会運営/コンプライアンス啓蒙管理全般

コミュニケーション、折衷の仕事:来客応対/社内報、広報の作成発信/懇親会の企画運営

全社活動的な仕事:社員採用業務全般/入社式や社内イベントの運用

上記のように、業務内容は多岐にわたります。基本的には事務的なものが多いですが、場合によっては一日中立ち仕事をしていた、または一日中運転していたなど、体力的にきついものもあります。

例えば社のイベントが行われるとすると、会場の設営から来客応対、来客送迎、会場備品撤去などの業務はすべて総務の人が担当することになります。

こういった仕事がある日は朝早くから会場にて肉体労働をすることになります。

中には「総務の仕事は事務中心、だから楽なのでは」「もくもくと机に向かっている仕事だ」と勘違いしている人がいますが、決してそういうわけではありません。

中小企業の場合、多くは兼任

大企業であれば「総務部総務課」など一つの部門として独立して業務を行うことが多いようです。

しかし小さい会社になると、人事や経理、庶務、営業管理などの事務をすべて「総務の仕事」として一つの部署がうけもっているところもあります。

従業員300人未満の中小企業への転職を希望しているのであれば、総務だけではなく人事や経理の仕事も含まれるかもしれないことを認識しておきましょう。

総務職に求められる適性・性格

総務職に求められる適性・性格を持つ人はどのような人でしょうか。採用側の会社は、総務に配属する人材について下記のような適性・性格を求めています。

コツコツ作業が苦にならず几帳面な性格

総務の仕事は、契約書の作成や対外資料の作成管理など、細かくて正確性が求められる事務があります。

地味な資料作成や、書類の管理業務など、面倒な作業を苦にせず行うことができる「几帳面な性格の人」は、総務職に向いています

ある会社の総務職採用基準は「字がきれいな人」でした。

採用基準はそれぞれの会社によって違いがあるため一般的ではありません。

しかし総務職の人は資料の郵送から始まり、イベントのご案内書類や挨拶状などの記載など、自筆で対応しなければならない仕事も多いです。

そのため「字がきれいな人」を採用基準にするのもうなずけることです。

人のサポートが好きな人

「この仕事は誰がやるのだろう?」といった、雑多で面倒な仕事が総務に回ってくることが多いです。そのため人が嫌がる仕事でも快く引き受け、人のサポートをするのが好きな人は総務職の適性があります

また社会保険手続きや給与計算、労務管理などの仕事には、社員の私生活に関係する案件も発生します。

社員からの細かい要望や質問を受けたり、社員が快適に働けるように配慮をしたりといった優しい気持ちを持った人も総務職に向いているといえます。

総務職に向いていない人

これから総務職に転職を希望していても、残念ながら適性が合わず性格的に向いていない人だと、就職したことを後悔する可能性が高いです。

総務職に向いていない人とは以下のような人です。

人のためより自分のために仕事をしたい人

総務職は、社員のサポートや社の主な業務(営業、販売、開発など)の補助業務などが多く含まれます。それらは縁の下の力持ちではあるものの、表だって評価されることは多くはありません。

裏方業務が多く、自分の努力や工夫が目立ちませんし「できて当然」と思われることもあるのです。

そのため自分の努力が評価されないことに不満を感じる人は、総務職に向いていません

仕事が雑でおおざっぱな人

総務職は社会保険手続き、会議の進行管理、社内外の個人情報管理など細かい事務作業が多いため、気遣いができず事務処理が雑な人には向きません。

小さい会社の場合、総務職の人が役員秘書を兼任することもあります。

役員のスケジュール管理や主要取引先との会合セッティング、送迎準備、手土産の選定購入など気遣いと細やかさが強く求められることになります。

また、扱う事務書類に個人情報が含まれることも多いです。従業員の給与情報、健康診断の結果表、社会保険手続き書類、マイナンバーなど、機微情報の管理は総務の大切な仕事です。

こういった情報を扱う仕事に「細かいことは嫌い」「おおざっぱで雑」という人は向いていません

コミュニケーションが苦手な人

総務の仕事は、社内外の考え方が違う人や立場が異なる人に対する交渉業務や、調整作業をし社内外をまとめるといった力が求められます。

相手の主張や立ち位置を理解する想像力がなければ務まりません。考えが違う人にも、一つの目的にむけて協力しあえるような交渉力も必要です。

そのため、コミュニケーション能力は必須です。

しかも単に「自分の思っていることを伝える」「スムーズに会話ができる」といった程度ではなく「あなたがそういうなら協力しますよ」と言ってもらえるほどの高いレベルが求められています。人間力と言い換えてもいいかもしれません。

複数の仕事を同時に行えない人

前述のとおり、総務には雑多な仕事が随時舞い込んできます。

幅が広く期限がある仕事も多いため、一つのことに集中しすぎるタイプで複数の仕事を同時に進めることができない人には向きません

総務に転職したい場合

では総務職への転職を成功させるための方法について考えてみましょう。

総務職には「一般職」と「総合職」がある

総務職に転職を希望し、採用される人には2つのパターンがあります。

1つは、いわゆる雑用も含めた初歩的な総務業を行う「一般職の総務スタッフ」に採用されるパターンです。

もう1つは、専門性を持ち将来的には経営幹部になるべく「総合職の総務スタッフ」として採用されるパターンです。

「一般職の総務スタッフ」は事務能力と人柄をPR

「一般職の総務」「総合職の総務」というのは求人票に書かれているような用語ではなく、仕事の内容という意味です。

一般職の総務は、社内文書作成やオフィス備品管理、受付や来客応対、電話応対、社会保険手続き事務、突発的な雑務などを主に行います。

求人票にも「簡単な総務事務」や「資料作成、電話応対ほか社内のいろいろな仕事を担当してもらいます」のように書かれています。

こういった仕事は欠員補充(前の担当者が退職したために、その人が行っていた業務をそのまま引き継いでくれる人を採用すること)のケースもあります。

一般職の総務職に転職したいのであれば、求められている必須スキルは、基本的な事務能力と、コミュニケーション能力を含めた「人柄」です。

転職者であれば、ワードやエクセルなどのオフィスソフトは使える前提で選抜されます。

「使える」レベルではなく、早く資料が作成できる、パワーポイントなどのプレゼンソフトも使えるなど一歩抜きんでていないと強みにはなりません。

また、ファイリング、管理系の能力も必要とされています。

資料は作成して終わりではなく、きちんとファイリング保管され、必要なときに取り出してこなければなりません。これらの資料管理能力は総務職に必要なスキルといえるでしょう。

さらに来客応対、受付、役員秘書、対外問い合わせ対応なども多いため、ビジネスマナーに長けていて、円滑なコミュニケーション能力も必須です。

その他、中小企業の場合、前任者の欠員で中途採用するケースがあります。

そういった場合は前任者の業務をそのまま引き継ぎ、「社内の何でも屋」としてこまめに動いてくれそうな人が採用されます。

ビジネスマナーや円滑なコミュニケーション能力だけではなく、「よく気がつく」「面倒見がよく快く仕事を引き受ける」といった人柄が買われるのです。

未経験でも事務能力や人がらが伝われば採用される

一般職の総務は、求人情報では「未経験でも丁寧に教えます」「知識・経験は問いません」と書かれていることも多いです。実際未経験であっても採用されることは可能です。

ただし未経験であっても、事務の経験は必須であるとか、ワードやエクセルなどのオフィスソフトのスキルは必要など、基本的な事務経験を求める会社がほとんどです。

まったくオフィスソフトに触ったことがなく学んでもいないという状態であれば、残念ながら採用は見送られるでしょう

総務職に転職したいのであれば、オフィスソフトを学び一通り使えることを示さないといけません。

さらに前述のように、ビジネスマナーに長けていて快く仕事を引き受けてくれそうな「柔軟な人柄」も同時にアピールできると良いでしょう。例えば以下のようになります。

前職では、派遣社員として小規模店舗の店頭窓口対応を3年間行ってまりました。

お客様はさまざまな方がいらっしゃいますので、この3年の間でマナーや接遇などは会社側からも厳しく指導されました。自分でも研修に参加するなど個別の努力をしないと、クレームにつながったり、営業成績が伸びなかったりなど厳しい世界でした。(ビジネスマナー、接遇力)

前職での3年間は非常に苦労しましたが、おかげで相手の立場に立って対応する技術や考え方が養われたと思います。難しいご依頼であっても、何とかお役に立てるように工夫するように心がけてきました。

こちら側がそういったサービス精神を持って対応すると、ご理解いただけることも多くなります。むしろ難題をおっしゃる方のほうが、納得いただけた場合に引き続き良いお客様になってくださることも学びました。(柔軟な人がら)

また不動産関係の店舗にて書類作成、ファイリング、保存を私一人で切り盛りしてきました。急ぎの案件も多く、ワード・エクセルで迅速に資料を作成することが求められました。(オフィスソフトスキル)

几帳面な性格ですのでファイリングは得意です。管理しやすいようなインデックス付けの方法があり、その手順に沿って保存すると必要なときに参照しやすく便利です。(ファイリング・管理能力)

お客様対応ではお待たせすることが一番のクレーム原因です。

事前にどこに何があるのかを管理しておけば、クレームも少なくでき、スムーズに業務が回るようになります。(事務・管理能力)

このように、転職者であれば事務処理能力には問題がないことと、柔軟な人柄が伝わるように自己アピールをしましょう。

オフィスソフトの経験がないとか、事務管理の実績がないのであれば、現在オフィスソフトを学んでいる、と伝えます。

一般職の総務にまったくの未経験でチャレンジするとしたら、むしろ「これから意欲的に学ぶ」「素直に必要なことを行う」といった人柄の部分を押し出す方が良いかもしれません。

積極的に「何でも屋」を引き受ける柔軟な人柄であると理解されれば、未経験でも十分に採用される可能性があるからです。

「総合職の総務スタッフ」は専門性と高度なコミュニケーション能力をPR

総合職の総務スタッフとは、将来の経営参謀役の人材です。

経営判断に関する情報収集、管理、現場の社員と経営層との折衷、対外関係者と経営層との橋渡しなどが主な業務になります。

中途採用の求人情報で総合職の総務スタッフはどのように募集されているかというと、「取締役会運営全般の経験のある方」などの条件を提示しています。

あるいは「将来は管理部長として活躍してください」など幹部候補としての採用と提示していることもあります。

しかし、総合職の総務スタッフとして転職者を受け入れようとする会社は少ないのが現状です。上記のような総合職の総務の求人案件は、他の職種の求人に比べて少ないことからもうかがえます。

なぜならば、通常は新卒で見込みのある人材を採用し、事務系エキスパートとして若い頃から育てようとするからです。

新卒を採用し、一旦営業など他の部署で経験をつませ、数年後に総務に異動させるということもあります。

社内の業務内容や人間関係にも精通させ、取引先やお客様などとの関係性も理解したうえで、調整役ができるように、じっくりと育成をするのです。

そのため、基本的には総合職の総務の人材は新卒が中心と認識しておく必要があります。

しかし総務職の人材に欠員が出た場合や、人材戦略上の施策で、あえて転職者を受け入れようとする会社もあります。

このとき会社側が求める総合職の総務の人材は、専門性と高度なコミュニケーション能力を持つ人です。

総合職の総務スタッフとして転職したいのであれば、あなたは専門性と高度なコミュニケーション能力を持つ人であることを証明し、アピールしなければなりません。

専門性とは前職での経験

総合職としての総務スタッフを中途採用しようとする会社は、専門性を持つ人を即戦力として迎え入れたいと思っています。

そのため採用の条件に、例えば「社会保険・給与計算実務を3年以上経験した人」「医療関係の人材育成制度構築の経験がある方」など具体的に求める専門性が示されているはずです。

基本的に、ここで示される専門性を持たないのに応募をしても、採用されることはありません。

会社が求める人材像と求めるスキルがはっきりしており、中途採用である以上新卒のようにじっくり育てるつもりはないからです。

あなたが総合職の総務スタッフとして採用されたいのであれば、あなたが前職で身に着けてきた専門性を求めている会社を探すことが一番良い方法です。

資格は実経験と共にアピール

専門性は、資格を取得することで証明することができます。総務スタッフの能力を証明する資格にはさまざまな種類があります。しかし資格があるからといって、ただちに採用に有利に働くというわけではありません。

あくまで採用側の会社が見ているのは、自社に入ったら即戦力となるような実経験をしているか否かです。

あなたに前職での経験を証明するような資格があるのなら、ぜひアピールしましょう。しかし実経験に関係のない資格をいくつ持っていたとしても、転職活動に有利には働きません。

資格があるのであれば、実経験・実際のスキルと共にアピールしなければなりません。例えば以下のようにしましょう。

前職では労働安全衛生管理業をすべて行っておりました。安全衛生委員会の運営、安全衛生管理規定の作成・運用、社員教育など活動内容はさまざまでした。(実経験)

第一種衛生管理者の資格を持ちますので、事業場の衛生管理者としてすぐにでも活動することができます。さらに煩雑な衛生委員会の運営には慣れておりますし産業医との連携も柔軟に行うことができます。(取得資格・実経験)

最近社員のメンタルヘルス対策に力を入れなければいけない風潮になっております。

現在メンタルヘルスマネジメント検定ラインケアコースとマスターコースを受検する予定で学んでおります。御社でも安全衛生業務全般にて貢献したいと考えています。(学んでいる資格・即戦力)

このように実経験・実際のスキルに関連した資格を持つ人は、大きな強みになります。

もしあなたが何としても総合職の総務スタッフとして転職したいのであれば、あなたの経験・スキルに関連する資格を取得したり学んだりするのも良いでしょう

例えば総務スタッフの多くが目指している資格には以下のようなものがあります。

ビジネス能力検定ジョブパス(2級以上)

社会人に必要な仕事の能力を客観的に評価する文部科学省後援の検定試験です。

一定のビジネスマナー、スキル、書類作成等の基本知識があることを証明する資格です。総合職の総務スタッフとして求められるのは2級以上です。

一般事務の経験がある人であれば、一定の事務作業資質を担保してくれる資格として目指すのも良いでしょう。

秘書検定(3級以上)

公益財団法人 実務技能検定協会が実施する検定です。

役員秘書や対外折衝に必要なレベルの高い接遇マナー、知識を証明します。接客業に携わっている人なら、その経験を裏付ける資格として有効です。

秘書の経験はなくても、一般事務や営業事務の経歴があれば、取得することで総務職としての適性を認めてもらえる可能性があります。

中小企業では役員秘書や対外接遇業務は総務に回ってきます。秘書検定を持つ人材であれば、これらの業務を行うための一通りの知識を持つと思ってもらえます。

簿記検定(3級以上)

簿記検定は商工会議所が運営する財務経理系の資格です。

3級以上を取得していれば、「基本的な商業簿記を修得し、経理関連書類の適切な処理や青色申告書類の作成など、初歩的な実務がある程度できる」として評価されます。

一般事務経験しかない人や、簡単な経理事務しかしたことがない人でも、簿記3級以上の資格を取得していれば総務スタッフとしての転職に有利に働きます。

なぜなら総務は財務・経理のプロとして将来的には経営者の参謀になることを期待されているからです。

簿記の資格を持つ人はその適性と意欲があるものと理解してもらえるでしょう。

社会保険労務士

国家資格の社会保険労務士は社会保険、人事労務管理、年金の専門家資格です。総務スタッフの主な仕事にマッチする資格のため、目指している人も多いです。

独立開業をすることもできる資格ですが、「勤務社労士」として企業内で社会保険、人事労務、年金業務のスペシャリストとして活躍する人もいます。

しかしこの資格を持つだけで総務職への転職に有利かというとそうでもありません。「社会保険労務士の資格を持つ人優遇」という求人もありますが、やはり転職者が求められるのは実務能力です。

社会保険労務士の資格は出題範囲も広く難易度も高いです。転職に有利になるかもしれないという理由だけで目指すのは非現実的かもしれません。

前職で社会保険や年金関係の業務を行っていて、必要性を感じて取得した、あるいは今学んでいるということであれば、総務職への適性があるとみなされます。

衛生管理者

衛生管理者は、労働環境を衛生的に管理する責任者としての知識・技能に関する資格です。

一種二種の区分があり、合格率は一種で55%前後と、低くありません。しかし労働衛生業務の実務経験が1年以上ないと受検資格が得られません。

労働安全衛生法という法令の定めにより、50人以上の従業員がいる事業場に必ず1人は選ばなければならないことになっています。

そのため労働衛生に関する実務経験が1年以上ある総務スタッフのうち誰かがこの資格を取得し、衛生管理者となっていることが多いです。

衛生管理者の資格を持っているからといって、総務職への転職が有利かというと、そうでもありません。

前述のとおり、すでに総務スタッフで衛生管理者の資格を持っている人を選任しているケースが大多数です。

前職での経験と共に衛生管理者の資格があるのなら、有利でしょう。即総務職で衛生管理者に選任できるからです。

このように総務職に親和性のある資格はさまざまです。

しかし転職の場合、採用側の求めるものは資格を持っているか否かではなく、即戦力としての専門性があるかということです。

あなたの経験・スキルを証明できる資格があるのなら、ぜひ取得しましょう。強力なアピール材料になります。ただし資格さえあれば転職に有利、と考えると、むしろ遠回りになってしまいます。

高度なコミュニケーション能力

総合職としての総務スタッフに会社が求めるもう一つの能力は、「高度なコミュニケーション能力」です。

会社は総合職の総務スタッフには、将来は経営幹部として社員を総合的にまとめてほしいと思っています。

さらに経営者とも率直に意見交換ができ、社内のあらゆる領域で統制をとってほしいと思っています。

総合的な器量を持つ、司令塔としての役目を担ってほしいのです。

そのような総合的な器量を持った人がいるのでしょうか。

もちろん、最初からそのような器を持つ人はいません。

だからこそ会社側は、新卒社員で見込みのありそうな人を、社内のあちこちに異動させながら長期間かけて育成するのです。

もちろん外部から中途採用で転職者を受け入れようとする会社も、最初から「総合的な器」を持つ人を採用できるとは思っていません。そのような人は転職市場にもいないからです。

そこで会社側は、転職者についても新卒と同じく「総合的な器」になるように育てるつもりで採用をします。

そのためには、高度なコミュニケーション能力が必要なのです。なぜなら高度なコミュニケーション能力を持つ人は、時間をかければ「総合的な器」に育っていく可能性が高いからです。

高度なコミュニケーション能力とは、単に「面白いことを言える」「聞き上手」といったレベルではありません。

「立場の違う人、利害関係の相反する人たちをまとめることができる」「目的のために、大きな視点で集団を統制することができる」などの技能をいいます。

しかし高度なコミュニケーション能力を持つ人が欲しいといいつつ、そういった能力というのは「計測」することが難しいのです。

当然、採用側の会社は面接で見極めようとします。面接では「話の意図を深いレベルで理解できるか」「他者の立場を理解した発言ができるか」などを主に観察されます。

それでも高度なコミュニケーション能力を発揮できるか否かは、入社後にしか見えてこないことが多いのです。

そのため採用側の面接官の中には「この人の言うことが信じられるか」「発言に自信があり頼りがいのありそうな人柄か」といった人間性を重視しているという人もいます

あなたがもし総合職の総務スタッフとして採用されたいのであれば「私は高度なコミュニケーション能力を持っています」と宣言しても伝わりません。

こういった計測しづらい能力は、アピールするほど「本当かな?」と疑われます。

それよりもあなたが前職で経験したことをエピソードで語る方が良いです。例えば以下のようにします。

前職では社員の採用試験設計、運用、教育、勤怠管理など人材採用育成業務全般にたずさわってきました。社員の中には意識の低い者もいましたし、一番の問題は離職率の高さでした。

経営幹部からも「今どきの若い社員が育たないのは教育体制が悪いからではないか」との指摘があり、何度も修正を重ねてきました。

教育においては厳しいことを言わねばならず、大変な重圧でした。とにかく離職率を下げるという目標のため、モチベーション研修の導入や目標管理制度設計にも取り組みました。

しかし離職率が高い理由は、社員の意識の低さだけではありませんでした。経営方針がはっきりせず会社の方向性や理念が現場の社員に見えないのです。

さらに労働衛生環境が悪く、健康被害を受ける社員がいたのです。

これについて私は経営者側と話し合うことを提案しました。その甲斐あり、経営者の一部が労働衛生面を改善することに力を入れるようになりました。

さらに社の方針・方向性も社内報で伝えるようにしようという私の提案を社長が承認してくれたため、月に1回社員に向けたメッセージを発信することにしました。

社員育成の成功は、社員側の意識改革や努力だけでは成りたちません。

それらを経営側と交渉できたため、社員がやりがいを持って健康に働く環境が整ったと思います。離職率も徐々に低下してきました。

私はこのように、意見や立場が違う人たちを説得し調整する経験から、問題提起力、対応力、折衷力を身に着けてきたと自負しております。会社全体の利益のために、広い視野を持つことが大事であると考えます

あなたが今まで会社全体のために「高度なコミュニケーション能力」を発揮した経験があれば、

このように事例を交えて伝えましょう。その際は誠実に、かつ自分に自信をもって語りましょう。

未経験での転職は難しい

もしあなたが全くの未経験であり、何も専門性を持っていなければ、総合職の総務スタッフとして採用されるのは難しいかもしれません。

もちろん各社採用基準はまちまちではありますが、年齢が高いとなおさらハードルは高くなります。

どうしてもチャレンジしたいのであれば、前述の総務職に役立つ資格の取得を目指すのもひとつです。あるいは現在の職場で、高度なコミュニケーション能力を発揮するような実績を作りましょう。

何の専門性もなく勉強する意欲もなく、高度なコミュニケーション能力を発揮した実績もないままでは、人気のある総務職に採用されることは難しいのです。


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